En el día a día de cualquier empresa o profesional, es habitual generar y recibir documentos como facturas, albaranes y contratos. Pero ¿sabemos realmente cuánto tiempo debemos conservar toda esta documentación? Conservarla correctamente no solo es una exigencia legal, sino también una práctica clave para garantizar una buena gestión administrativa y evitar problemas con la Administración.
Documentación contable y fiscal: ¿Qué conservar y por cuánto tiempo?
Tanto las sociedades como los autónomos están obligados a conservar su documentación contable y fiscal durante un tiempo determinado por la legislación española. Esto incluye facturas emitidas y recibidas, albaranes, contratos firmados, libros contables, justificantes de pago, entre otros.
Plazo general de conservación: 6 años
Según el artículo 30 del Código de Comercio, el plazo general de conservación es de seis años a partir del último asiento realizado en los libros contables. Este plazo se aplica a todo tipo de documentos empresariales, incluyendo:
- Facturas
- Albaranes (documentos que prueban la entrega de un bien)
- Contratos (de compraventa, prestación de servicios, alquileres, laborales, etc.)
En materia fiscal: mínimo 4 años
Desde el punto de vista fiscal, la Ley General Tributaria (artículo 66) establece que Hacienda puede revisar e investigar las obligaciones tributarias durante cuatro años desde la finalización del plazo de presentación del impuesto correspondiente. Por tanto, como mínimo, conviene conservar cualquier documento con relevancia tributaria durante ese periodo.
⚠️ Recomendación práctica: Aunque el plazo fiscal sea de 4 años, si el documento también tiene valor contable o mercantil, debe conservarse el tiempo que marque la norma más exigente (normalmente, los 6 años del Código de Comercio).
Casos en los que el plazo es más largo
Hay determinadas situaciones que requieren extender el tiempo de conservación más allá del plazo general:
- Bienes de inversión: Si se han aplicado deducciones por bienes de inversión (por ejemplo, maquinaria o inmuebles), la documentación deberá conservarse siempre.
- Compensación de bases imponibles negativas (IS): Cuando una empresa compensa pérdidas de ejercicios anteriores en el Impuesto sobre Sociedades, es obligatorio conservar los justificantes durante al menos 10 años desde que se aplican esas compensaciones.
- Contratos con efectos a largo plazo: Los contratos que generan obligaciones o derechos que se extienden más allá de los 6 años (por ejemplo, alquileres, préstamos, servicios de mantenimiento, etc.) deben conservarse hasta que prescriban todas las responsabilidades derivadas de ellos.
¿Y los albaranes?
Los albaranes, aunque muchas veces se consideran secundarios, son una parte importante de la cadena documental. Sirven como prueba de entrega de mercancías o servicios, y pueden ser clave en caso de discrepancias o auditorías. Si están vinculados a una factura, deben conservarse junto a ella y durante el mismo plazo.
Conservar adecuadamente la documentación no solo evita sanciones, sino que también protege a tu empresa ante posibles reclamaciones, auditorías o inspecciones.
Si tienes dudas sobre qué documentación debes guardar o durante cuánto tiempo, en nuestra asesoría te ayudamos a cumplir con todas las obligaciones legales. ¡No dudes en consultarnos!
